Privacyverklaring Lead Winner

1. Wie zijn wij?

Lead Winner levert software en websites voor installatiebedrijven. U bereikt ons via info@leadwinner.nl.

Lead Winner levert twee diensten aan installatiebedrijven. De Slimme Website is een website met een uitgebreide aanvraagintake: een bezoeker die een aanvraag doet, beantwoordt vervolgvragen over de situatie, laat contactgegevens achter en kan foto's van de situatie meesturen. Die aanvraag wordt automatisch verwerkt en klaargezet voor het installatiebedrijf. De AI Bedrijfsassistent is een optionele uitbreiding: een afgeschermde omgeving waarin het installatiebedrijf zijn aanvragen terugziet, met een korte samenvatting, een prioriteitsvolgorde, een aanbevolen vervolgstap en — als het bedrijf WhatsApp heeft gekoppeld — de bijbehorende WhatsApp-gesprekken.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

• Bezoekers van leadwinner.nl en mensen die rechtstreeks contact met ons opnemen, bijvoorbeeld per e-mail of via WhatsApp.
• Zakelijke klanten: installatiebedrijven die Lead Winner afnemen, en hun contactpersonen.
• Gebruikers van de Lead Winner-app: medewerkers van een aangesloten installatiebedrijf met een eigen account.
• Aanvragers en eindklanten van een aangesloten installatiebedrijf: mensen die via een door Lead Winner gebouwde website een aanvraag doen, die met dat bedrijf via WhatsApp communiceren, of die dat bedrijf bellen wanneer het de gemiste-oproepopvolging gebruikt.

3. Onze rol: verantwoordelijke of verwerker

Lead Winner heeft niet in alle situaties dezelfde rol onder de AVG. Welke rol wij hebben, hangt af van wiens gegevens het zijn en voor wie wij ze verwerken.

Wij maken geen algemene claim dat wij altijd het één of altijd het ander zijn: de precieze rolverdeling volgt uit de afspraken met de betreffende klant. Weet u niet zeker wie voor uw gegevens verantwoordelijk is? Mail ons via info@leadwinner.nl — dan verwijzen wij u naar de juiste partij.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Hieronder staan de categorieën die in ons systeem kunnen voorkomen. Niet iedereen verstrekt al deze gegevens: welke gegevens worden vastgelegd, hangt af van de aanvraag, van het gekozen product en van de instellingen van het betrokken installatiebedrijf.

Aanvraag- en intakegegevens

• Naam, telefoonnummer en e-mailadres.
• Postcode en huisnummer, en waar beschikbaar plaats en adres.
• Antwoorden op de intakevragen, zoals het soort werkzaamheden, het type pand, het aantal ruimtes, de locatie van de installatie, merk en type van bestaande apparatuur, een omschrijving van de klacht of storing, de gewenste planning en eventuele opmerkingen.
• Foto's die u zelf bij de aanvraag toevoegt (bijvoorbeeld van de binnenruimte, de buitenmuur of de meterkast), met de bestandsnaam, het bestandstype en de bestandsgrootte.
• Uw akkoord op de toestemmingsvraag in het formulier, met het tijdstip waarop u dat gaf.
• De bron van de aanvraag en het moment waarop de aanvraag binnenkwam.

Verwerkings- en opvolggegevens

• Een score en een statuslabel voor de aanvraag, met de redenen daarachter, en een indicatie van hoe volledig de aanvraag is.
• De fase van opvolging (bijvoorbeeld nieuw, opgepakt, opname gepland, offerte verstuurd, gewonnen of verloren).
• Een korte, automatisch gegenereerde samenvatting van de aanvraag.
• Gebeurtenissen rond de opvolging, zoals het oppakken of toewijzen van een aanvraag en een wijziging van de fase, met tijdstip en de medewerker die de handeling deed.

WhatsApp-gegevens (alleen als een bedrijf WhatsApp koppelt)

• Uw telefoonnummer, uw WhatsApp-identificatie en de naam die in WhatsApp bij uw nummer hoort.
• De inhoud van uitgewisselde berichten en het berichttype (tekst, foto, video, spraakbericht, document, sticker, locatie of contact).
• Metadata van het gesprek, zoals de richting van elk bericht, of het bericht door de klant, door een medewerker of automatisch is verstuurd, tijdstippen, de gespreksstatus en het aantal ongelezen berichten.
• De koppeling van het gesprek aan de bijbehorende aanvraag.

Telefonie- en gemiste-oproepgegevens (alleen als een bedrijf deze functie gebruikt)

Maakt een aangesloten bedrijf gebruik van telefonie- of gemiste-oproepfunctionaliteit, dan kunnen wij daarnaast gegevens verwerken zoals:

• Het telefoonnummer van de beller en het telefoonnummer of de bestemming van het bedrijf dat gebeld werd.
• Het tijdstip van de oproep en de status ervan, bijvoorbeeld beantwoord of gemist.
• Technische oproepidentificatoren die de telefonie- of communicatieprovider aan de oproep of de gebeurtenis meegeeft.
• De koppeling van de oproep aan het betrokken bedrijf en, waar dat mogelijk is, aan een bestaande aanvraag of een bestaand WhatsApp-gesprek.
• De communicatie die op een gemiste oproep volgt, zoals een automatisch WhatsApp-bericht en uw reactie daarop.
• Een vastlegging van de oproepgebeurtenis en van de opvolging in het logboek bij het bedrijf en bij de aanvraag.

Deze gegevens verwerken wij alleen voor bedrijven die deze functionaliteit daadwerkelijk hebben ingeschakeld. Belt u een bedrijf dat er geen gebruik van maakt, dan verwerkt Lead Winner geen oproepgegevens over u.

Account- en gebruikersgegevens van zakelijke gebruikers

• E-mailadres en inloggegevens van het account, en de sessiegegevens die nodig zijn om ingelogd te blijven.
• Het bedrijf waaraan het account is gekoppeld en de rol die de gebruiker binnen dat bedrijf heeft.
• Voorkeuren voor meldingen.

Gegevens uit direct contact met ons

• De gegevens die u zelf meestuurt als u ons mailt of ons via WhatsApp een bericht stuurt, zoals uw naam, uw bedrijf, uw contactgegevens en de inhoud van uw bericht.

5. Waar komen die gegevens vandaan?

• Rechtstreeks van u, als u ons mailt, ons appt of contact met ons opneemt.
• Via het aanvraagformulier op een website die wij voor een installatiebedrijf hebben gebouwd — inclusief de foto's die u daar zelf toevoegt.
• Via WhatsApp, als u een bedrijf appt dat WhatsApp aan Lead Winner heeft gekoppeld.
• Via de telefooncentrale of communicatieprovider van een aangesloten bedrijf dat gemiste-oproepopvolging gebruikt: die meldt de gebeurtenis van een inkomende of gemiste oproep bij Lead Winner.
• Via een aangesloten installatiebedrijf, bijvoorbeeld doordat een medewerker een aanvraag bijwerkt, toewijst of van fase verandert.
• Automatisch gegenereerd binnen het systeem, zoals scores, samenvattingen, statuslabels en tijdstempels.

6. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

• Het ontvangen, valideren en verwerken van aanvragen die via een intakeformulier binnenkomen.
• Het klaarzetten van een complete aanvraag voor het betrokken installatiebedrijf, inclusief de meegestuurde foto's.
• Het informeren van het installatiebedrijf over een nieuwe aanvraag.
• Het samenvatten van een aanvraag en het inschatten van volledigheid, urgentie en prioriteit, zodat medewerkers zien welke aanvraag als eerste aandacht verdient.
• Het tonen van aanvragen, gesprekken, status en historie in het dashboard van het installatiebedrijf, en het toewijzen van aanvragen aan medewerkers.
• Communicatie over een aanvraag via WhatsApp, waaronder automatische reacties en gesprekken die een medewerker overneemt.
• Het koppelen van WhatsApp-gesprekken aan de juiste aanvraag.
• Het herkennen en opvolgen van gemiste oproepen, bij bedrijven die deze functie gebruiken.
• Het koppelen van een gemiste oproep aan een bestaande aanvraag of een bestaand gesprek.
• Het automatisch starten van contact via WhatsApp na een gemiste oproep, wanneer het bedrijf dat zo heeft ingesteld.
• Het beantwoorden van vragen en het onderhouden van contact met (potentiële) zakelijke klanten.
• Het leveren, beheren en verbeteren van onze dienst, waaronder beveiliging, toegangsbeheer, foutopsporing en het voorkomen van misbruik.
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen die op ons rusten.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken de gegevens van aanvragers niet voor eigen advertentie- of profileringsdoeleinden.

7. Op welke grondslag verwerken wij?

Welke grondslag van toepassing is, hangt af van uw relatie tot Lead Winner, van de afspraken met het installatiebedrijf dat Lead Winner gebruikt, en van de specifieke verwerking. Wij gebruiken, afhankelijk van de situatie:

• Uitvoering van een overeenkomst of stappen die daaraan voorafgaan — bijvoorbeeld het leveren van onze dienst aan een zakelijke klant, of het in behandeling nemen van een aanvraag die u zelf indient.
• Gerechtvaardigd belang — bijvoorbeeld het beveiligen van onze systemen, het voorkomen van misbruik, het oplossen van storingen en het efficiënt kunnen opvolgen van aanvragen.
• Toestemming — waar wij of onze klant u daar uitdrukkelijk om vragen. In het intakeformulier vragen wij u bijvoorbeeld expliciet akkoord te gaan met het delen van uw gegevens en foto's met het betreffende installatiebedrijf. Toestemming kunt u altijd intrekken; dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen die daarvóór hebben plaatsgevonden.
• Wettelijke verplichting — waar de wet ons verplicht gegevens te verwerken of te bewaren.

Verwerken wij gegevens namens een installatiebedrijf, dan bepaalt dat bedrijf als verwerkingsverantwoordelijke de grondslag voor die verwerking. Wilt u weten welke grondslag in een concreet geval geldt, dan kunt u dat bij ons opvragen.

8. WhatsApp Business en Meta

Lead Winner kan communicatie via WhatsApp ondersteunen. Een installatiebedrijf kan ervoor kiezen zijn zakelijke WhatsApp aan Lead Winner te koppelen; die koppeling loopt via het WhatsApp Business Platform van Meta. Zonder zo'n koppeling verwerkt Lead Winner geen WhatsApp-gegevens voor dat bedrijf.

Is WhatsApp gekoppeld, dan geldt het volgende:

• Binnenkomende berichten. Stuurt u het bedrijf een bericht, dan wordt dat bericht met de bijbehorende metadata via Meta/WhatsApp verwerkt en in de Lead Winner-omgeving van dat bedrijf opgeslagen, waar medewerkers het in een gedeelde inbox terugzien.
• Automatische antwoorden. Een gesprek kan automatisch worden beantwoord met een bericht dat door onze AI-functionaliteit is opgesteld.
• Antwoorden van medewerkers en overname. Een medewerker kan het gesprek op elk moment overnemen of pauzeren en zelf antwoorden. In het systeem is per bericht zichtbaar of het van de klant kwam, door een medewerker is verstuurd of automatisch is gegenereerd.
• Koppeling aan uw aanvraag. Een gesprek kan automatisch worden gekoppeld aan uw aanvraag, zodat het bedrijf de aanvraag en het gesprek naast elkaar ziet.
• Na een gemiste oproep. Gebruikt het bedrijf de gemiste-oproepopvolging, dan kan er na een gemiste oproep automatisch een WhatsApp-gesprek met u worden gestart. Dat gesprek wordt op dezelfde manier vastgelegd en waar mogelijk aan een bestaande aanvraag gekoppeld.
• WhatsApp Business naast Lead Winner. Medewerkers van een installatiebedrijf kunnen daarnaast WhatsApp of WhatsApp Business op hun eigen toestel gebruiken. Wat daar gebeurt, valt onder de verantwoordelijkheid van dat bedrijf en onder de voorwaarden van WhatsApp zelf.

Ook op leadwinner.nl staan WhatsApp-knoppen. Klikt u daarop, dan opent WhatsApp met een standaardbericht dat u zelf kunt aanpassen; het bericht wordt pas verstuurd als u dat zelf doet. Vanaf dat moment verloopt de communicatie via WhatsApp.

Meta is voor haar eigen verwerking van WhatsApp-gegevens zelf verantwoordelijk en hanteert daarvoor eigen voorwaarden en privacyregels. Voor het gebruik van WhatsApp zelf verwijzen wij u naar de informatie van Meta/WhatsApp.

9. AI en geautomatiseerde verwerking

Lead Winner gebruikt geautomatiseerde verwerking — waaronder AI — om aanvragen te ordenen en medewerkers te ondersteunen. Concreet kan het systeem:

• een korte samenvatting van een aanvraag maken;
• beoordelen hoe volledig een aanvraag is en welke informatie ontbreekt;
• een score en een prioriteitsvolgorde bepalen, met een leesbare uitleg van de redenen daarachter;
• een aanbevolen vervolgstap voorstellen;
• automatische reacties in een WhatsApp-gesprek genereren, waaronder een eerste bericht na een gemiste oproep.

Deze uitkomsten zijn ondersteunend en operationeel. Ze bepalen de volgorde waarin een installatiebedrijf aanvragen oppakt en welke informatie een medewerker als eerste ziet. De medewerker beslist zelf en kan altijd van de aanbeveling afwijken; een gesprek dat automatisch wordt beantwoord, kan door een medewerker worden overgenomen of gepauzeerd. Welke automatiseringen actief zijn — bijvoorbeeld automatische opvolging na een gemiste oproep — bepaalt het installatiebedrijf zelf; niet elk bedrijf gebruikt elke functie.

Lead Winner berekent geen prijzen en geen offertes en neemt geen besluiten over het aangaan, weigeren of beëindigen van een overeenkomst. Wij nemen daarmee geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanmerkelijke gevolgen voor u. Wel kan een lagere prioriteit ertoe leiden dat u later wordt teruggebeld; de beslissing om wel of niet contact op te nemen, ligt bij het installatiebedrijf.

AI-uitkomsten kunnen onvolledig of onjuist zijn. Ze zijn geen juridisch, medisch, technisch of financieel advies en worden ook niet als zodanig gepresenteerd. Denkt u dat een samenvatting of beoordeling van uw aanvraag niet klopt? Neem dan contact op met het betrokken installatiebedrijf of met ons via info@leadwinner.nl.

10. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens met de volgende partijen en categorieën:

• Het betrokken installatiebedrijf. Een aanvraag is bedoeld voor het bedrijf waaraan u hem richt. Dat bedrijf en zijn medewerkers zien de aanvraag, de meegestuurde foto's en de bijbehorende gesprekken.
• Dienstverleners die in onze opdracht gegevens verwerken. Dit zijn onze technische leveranciers voor hosting, opslag, database en automatisering. Wij maken hierbij gebruik van Vercel (hosting van onze websites en applicaties), Supabase (database, accountbeheer en beveiligde bestandsopslag) en n8n (de geautomatiseerde verwerking van binnenkomende aanvragen).
• Meta / WhatsApp, voor zover er via WhatsApp wordt gecommuniceerd — zie het onderdeel hierboven.
• Telefonie- en communicatieproviders, voor zover een aangesloten bedrijf telefonie- of gemiste-oproepfunctionaliteit gebruikt. Via die partij bereikt de melding van een inkomende of gemiste oproep Lead Winner. Wij noemen hier geen specifieke partij; welke provider een bedrijf inzet, verschilt per bedrijf en kan bij ons worden opgevraagd.
• Google, uitsluitend voor het laden van de lettertypen op deze website — zie het onderdeel over cookies.
• Bevoegde instanties, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Voor de AI-functionaliteit kan een externe AI-dienstverlener worden ingeschakeld. Wilt u weten welke dienstverleners wij op dit moment inschakelen, dan kunt u een actueel overzicht opvragen via info@leadwinner.nl.

11. Doorgifte buiten de EER

Een aantal van de leveranciers die wij inschakelen, is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of maakt gebruik van infrastructuur buiten de EER. Daardoor kan doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER plaatsvinden.

Waar dat gebeurt, doen wij dat op basis van een mechanisme dat de AVG daarvoor toestaat, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen (SCC's). Wij stellen niet dat alle gegevens uitsluitend binnen Nederland of de EER blijven. Wilt u weten welke waarborgen voor een specifieke leverancier gelden, dan kunt u dat bij ons opvragen.

12. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen die in deze verklaring staan, of langer dan wettelijke bewaarplichten en contractuele afspraken vereisen. Concrete bewaartermijnen verschillen per soort gegeven en per klantrelatie: aanvraag-, gespreks- en oproepgegevens blijven in beginsel beschikbaar zolang het installatiebedrijf ze nodig heeft voor de opvolging en de afspraken die wij met dat bedrijf hebben gemaakt, terwijl bijvoorbeeld administratieve gegevens een wettelijke bewaartermijn kunnen kennen.

Verwerken wij gegevens namens een installatiebedrijf, dan bepaalt dat bedrijf hoe lang zijn gegevens worden bewaard. U kunt bij ons opvragen welke termijn in uw situatie geldt.

13. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Daaronder vallen onder meer:

• Persoonlijke accounts met authenticatie; medewerkers loggen in met een eigen account.
• Rolgebaseerde rechten: per rol is vastgelegd wat iemand mag zien en doen, en onbekende of onvolledige rollen krijgen standaard geen toegang.
• Scheiding van gegevens per bedrijf, afgedwongen in de database zelf (row level security), zodat een gebruiker alleen bij de gegevens van zijn eigen bedrijf kan.
• Foto's en andere geüploade bestanden staan in een afgeschermde opslag en zijn alleen bereikbaar via tijdelijke, aflopende links.
• Versleutelde verbindingen (HTTPS) voor onze websites en applicaties.
• Sleutels en toegangsgegevens met verhoogde rechten worden nooit in de browser of in de front-end van onze applicaties opgenomen.
• Wij testen de scheiding tussen bedrijven en de rolrechten geautomatiseerd.

Geen enkele maatregel biedt absolute zekerheid. Wij kunnen daarom niet garanderen dat een incident nooit voorkomt. Vermoedt u een kwetsbaarheid of een datalek? Laat het ons weten via info@leadwinner.nl.

14. Uw rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

• Inzage in de persoonsgegevens die van u worden verwerkt.
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering van uw gegevens, in de gevallen waarin de AVG daar recht op geeft.
• Beperking van de verwerking.
• Bezwaar tegen verwerking die op een gerechtvaardigd belang berust.
• Gegevensoverdraagbaarheid, voor gegevens die u zelf heeft verstrekt en die wij op basis van toestemming of een overeenkomst geautomatiseerd verwerken.
• Intrekken van toestemming, wanneer een verwerking op toestemming berust.
• Klacht indienen bij een toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gaat uw verzoek over gegevens die wij namens een installatiebedrijf verwerken, dan is dat bedrijf verwerkingsverantwoordelijke. Wij sturen uw verzoek in dat geval door of verwijzen u naar de juiste partij, en ondersteunen die partij bij de afhandeling.

15. Een privacyverzoek indienen

Wilt u inzage, correctie of verwijdering van uw gegevens, bezwaar maken, uw toestemming intrekken of heeft u een andere privacyvraag? Stuur dan een e-mail naar info@leadwinner.nl.

Vermeld in uw bericht kort waar het verzoek over gaat en, als u dat weet, om welk installatiebedrijf of welk telefoonnummer het gaat. Dat helpt ons uw gegevens terug te vinden. Wij kunnen u om aanvullende informatie vragen om zeker te weten dat het verzoek van u afkomstig is. Wij reageren binnen de termijn die de AVG voorschrijft.

Gebruikt u WhatsApp en wilt u dat de gegevens uit uw gesprek worden verwijderd? Ook dat verzoek kunt u via bovenstaand e-mailadres indienen.

16. Cookies en deze website

leadwinner.nl plaatst geen cookies. Deze website gebruikt geen analytics, geen trackingpixels, geen advertentie- of marketingtools en slaat niets op in uw browser. Er staat ook geen formulier op deze website: contact verloopt via e-mail of via een WhatsApp-knop, en die opent pas een gesprek als u er zelf op klikt.

Wel worden de lettertypen van deze website geladen via Google Fonts. Daarbij ontvangt Google technische gegevens die bij zo'n verzoek horen, waaronder uw IP-adres en gegevens over uw browser. Onze website wordt gehost bij Vercel; bij het opvragen van een pagina worden de gebruikelijke technische gegevens verwerkt die nodig zijn om de site te kunnen leveren en beveiligen.

De afgeschermde Lead Winner-app voor zakelijke gebruikers werkt anders: die slaat de gegevens op die nodig zijn om ingelogd te blijven. Dat is technisch noodzakelijk voor het gebruik van de app.

17. Wijzigingen

Onze dienst ontwikkelt door. Wij kunnen deze privacyverklaring daarom aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij nieuwe functionaliteit toevoegen of een andere dienstverlener inschakelen. De actuele versie staat altijd op leadwinner.nl/privacy, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Wij raden u aan deze pagina af en toe te bekijken.

18. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem gerust contact met ons op.